10-29-2025, 08:27 AM
(Sửa đổi lần cuối: 10-29-2025, 08:47 AM bởi Son Nguyen.)
Nội dung quy chế tài chính (Điều 11-20):
Chương II. KINH PHÍ BẢO TRÌ
Điều 11. Mục đích và nguyên tắc sử dụng
1. Mục đích sử dụng
Kinh phí bảo trì là tài sản chung của các chủ sở hữu, do Ban Quản trị đại diện cộng đồng cư dân quản lý. Quỹ chỉ được sử dụng cho công tác bảo trì, sửa chữa, thay thế, bảo dưỡng các hạng mục thuộc phần sở hữu chung của nhà chung cư theo kế hoạch đã được Hội nghị Nhà chung cư thông qua.
2. Nguyên tắc sử dụng
a. Kinh phí bảo trì phải được quản lý tập trung, sử dụng đúng quy định pháp luật, đúng mục đích, tiết kiệm, hiệu quả, công khai, minh bạch và có kiểm soát; phục vụ trực tiếp cho công tác bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư. Nghiêm cấm sử dụng quỹ để cho vay, đầu tư, chi cho quản lý vận hành hoặc các mục đích khác ngoài phạm vi quy định.
b. Mọi khoản chi phải được phê duyệt đúng thẩm quyền, có dự toán kèm theo và hồ sơ, chứng từ hợp lệ; thực hiện theo kế hoạch bảo trì đã được Hội nghị Nhà chung cư thông qua, trừ trường hợp khẩn cấp theo quy định tại Điều 13. Trường hợp chi cho bảo trì khẩn cấp, Ban Quản trị phải lập biên bản nêu rõ lý do và dự toán, đồng thời báo cáo cư dân tại kỳ công khai tài chính gần nhất.
c. Mọi khoản thu phải có chứng từ hợp lệ (phiếu thu hoặc sao kê), được ghi nhận vào sổ kế toán, lưu trữ đầy đủ và thực hiện đối chiếu định kỳ hàng quý.
d. Kinh phí bảo trì phải được gửi tại tổ chức tín dụng hợp pháp dưới dạng tài khoản riêng đứng tên Ban Quản trị, không dùng chung với các quỹ khác. Các khoản thu phải nộp trực tiếp vào tài khoản này. Tiền lãi phát sinh là tài sản chung, chỉ được sử dụng cho mục đích bảo trì.
e. Ban Quản trị phải công khai tình hình thu chi và số dư Quỹ bảo trì ít nhất hai lần mỗi năm và tại Hội nghị Nhà chung cư. Hồ sơ, chứng từ chi phải lưu tối thiểu 5 năm để phục vụ kiểm toán, thanh tra.
f. Thành viên Ban Quản trị, cá nhân hoặc tổ chức liên quan chịu trách nhiệm trước cư dân và pháp luật về tính chính xác, hợp pháp và hợp lý của các khoản chi.
Điều 12. Quy định về thu Kinh phí bảo trì
1. Kinh phí bảo trì là tài sản chung của các chủ sở hữu, được hình thành từ các nguồn sau:
a. Khoản 2% giá trị căn hộ hoặc diện tích khác do chủ đầu tư thu của người mua và bàn giao cho Ban Quản trị, bao gồm cả tiền lãi phát sinh trong thời gian chủ đầu tư tạm quản lý (nếu có);
b. Khoản thu bổ sung từ chủ sở hữu khi quỹ thấp hơn mức chi bảo trì trung bình 5 năm gần nhất, theo kế hoạch được Hội nghị Nhà chung cư phê duyệt;
c. Khoản lãi phát sinh từ tiền gửi kinh phí bảo trì tại tổ chức tín dụng hợp pháp;
d. Doanh thu từ khai thác phần sở hữu chung (cho thuê mặt bằng, quảng cáo, viễn thông…) sau khi trừ chi phí hợp lý liên quan (nếu có);
e. Các khoản thu hợp pháp khác như chiết khấu, giảm giá, hoàn tiền, thanh lý thiết bị cũ, bồi thường thiệt hại phần sở hữu chung.
2. Khi tiếp nhận kinh phí bảo trì từ chủ đầu tư, đơn vị quản lý hoặc Ban Quản trị nhiệm kỳ trước, Ban Quản trị phải lập biên bản bàn giao, mở tài khoản ngân hàng riêng (nếu chưa có), kiểm tra và xác nhận số dư thực tế tại tổ chức tín dụng, đồng thời báo cáo công khai tại Hội nghị Nhà chung cư gần nhất. Trong trường hợp nhận tiền từng phần, phải theo dõi chi tiết từng lần, cập nhật vào sổ kế toán và báo cáo định kỳ.
3. Khi phát sinh nghĩa vụ đóng bổ sung kinh phí bảo trì theo quy định pháp luật, Ban Quản trị phải thông báo công khai mức, thời hạn và hình thức nộp; đồng thời theo dõi, đôn đốc và lập danh sách các khoản đã thu và còn nợ. Khoản thu bổ sung phải được nộp trực tiếp vào tài khoản kinh phí bảo trì. Trường hợp chậm hoặc không nộp, Ban Quản trị có quyền kiến nghị cơ quan có thẩm quyền hoặc tiến hành khởi kiện theo quy định pháp luật.
Điều 13. Quy định về chi Kinh phí bảo trì
1. Kinh phí bảo trì được sử dụng cho các công việc, hạng mục và chi phí liên quan trực tiếp đến công tác bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư, bao gồm nhưng không giới hạn:
a. Chi cho công tác bảo trì, sửa chữa định kỳ và đột xuất đối với phần sở hữu chung như hệ thống điện, cấp - thoát nước, thang máy, phòng cháy chữa cháy, mái, kết cấu chịu lực, hạ tầng kỹ thuật, sân, tường, sảnh, hành lang, hầm xe và các hạng mục chung khác theo quy định của Luật Nhà ở;
b. Chi cho việc xử lý, duy tu và bảo dưỡng định kỳ các hệ thống kỹ thuật: xử lý nước thải ứ nghẹt, hút bể phốt, cấy vi sinh cho hệ thống nước thải và các công việc duy trì vận hành an toàn khác của tòa nhà;
c. Chi phí kiểm định định kỳ hệ thống thang máy, chống sét, nước sinh hoạt và các thiết bị kỹ thuật khác theo quy định pháp luật.
d. Chi thuê đơn vị tư vấn, kiểm định kỹ thuật, thiết kế, giám sát, nghiệm thu hoặc tư vấn chuyên môn phục vụ công tác bảo trì, sửa chữa;
e. Chi cho việc tổ chức lựa chọn nhà thầu, bao gồm đấu thầu, chào giá, ký kết hợp đồng, giám sát thi công và các chi phí liên quan khác;
f. Chi phí kiểm toán, kiểm tra tài chính, giám định hoặc tư vấn pháp lý liên quan trực tiếp đến công tác quản lý, sử dụng Quỹ bảo trì;
g. Chi phí lập, thẩm định, phê duyệt kế hoạch bảo trì, hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ nghiệm thu và hồ sơ quyết toán;
h. Chi phí ngân hàng và hành chính hợp pháp, bao gồm: phí chuyển tiền, phí bảo lãnh, lưu ký, mở và duy trì tài khoản, in ấn chứng từ, hồ sơ, tài liệu liên quan đến Quỹ bảo trì;
i. Các khoản chi khác có liên quan trực tiếp đến công tác bảo trì phần sở hữu chung, được Hội nghị nhà chung cư hoặc Ban Quản trị phê duyệt, phù hợp với quy định của pháp luật và Quy chế này.
2. Thẩm quyền phê duyệt
a. Ban Quản trị là đơn vị có thẩm quyền quyết định các khoản chi từ Quỹ bảo trì. Mọi khoản chi phải được xem xét, biểu quyết thông qua và phân cấp ký duyệt theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 của Quy chế này.
b. Đối với các khoản chi thuộc kế hoạch bảo trì đã được Hội nghị Nhà chung cư phê duyệt, cần ít nhất 75% thành viên Ban Quản trị đồng ý. Trường hợp một hoặc vài thành viên vắng mặt vì lý do bất khả kháng, tỷ lệ đồng ý được tính trên số thành viên thực tế tham gia biểu quyết, nhưng phải đạt tối thiểu 2/5 tổng số thành viên. Việc biểu quyết có thể thực hiện trực tiếp, qua thư điện tử hoặc hình thức tương đương.
c. Chi tiêu khẩn cấp được áp dụng khi xảy ra sự cố trong phần sở hữu chung hoặc hệ thống kỹ thuật chung mà nếu không xử lý kịp thời sẽ:
- Gây nguy hiểm trực tiếp đến tính mạng hoặc sức khỏe của cư dân;
- Làm gián đoạn nghiêm trọng việc vận hành các hệ thống thiết yếu như thang máy, cấp nước, điện, phòng cháy chữa cháy, xử lý nước thải…;
- Gây thiệt hại lớn về tài sản hoặc dẫn đến hư hỏng lan rộng;
- Hoặc có yêu cầu xử lý ngay từ cơ quan quản lý nhà nước.
Việc xử lý khẩn cấp phải thực hiện ngay, không cần lấy ý kiến cư dân nhưng phải thông báo và lập biên bản chi tiết ngay sau khi thực hiện.
d. Quy định biểu quyết theo giá trị chi khẩn cấp:
- Dưới 300 triệu đồng: cần ít nhất 3/5 thành viên đồng ý.
- Từ 300 triệu đồng trở lên: cần ít nhất 4/5 thành viên đồng ý.
- Trường hợp không đủ thành viên biểu quyết do bất khả kháng, phải triệu tập họp khẩn cấp trong vòng 24 giờ. Nếu vẫn không đủ, Trưởng Ban Quản trị được quyền quyết định tạm thời nhưng phải báo cáo và xin phê duyệt bổ sung trong vòng 3 ngày làm việc.
- Tổng chi tiêu khẩn cấp trong một năm tài chính không được vượt quá 800 triệu đồng, trừ trường hợp thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh hoặc có quyết định của cơ quan có thẩm quyền;
e. Tất cả trường hợp chi khẩn cấp phải được lập biên bản và báo cáo công khai trong vòng 7 ngày kể từ khi thực hiện, đồng thời trình Hội nghị Nhà chung cư gần nhất xem xét, xác nhận. Biên bản phải ghi rõ thời gian, địa điểm, lý do khẩn cấp, nội dung công việc, chi phí dự kiến, thành phần tham gia, kèm chữ ký của các thành viên Ban Quản trị, đơn vị thi công và đại diện cư dân hoặc đơn vị liên quan. Hồ sơ phải được lưu trữ và công khai để cư dân giám sát.
f. Các khoản chi không thuộc phạm vi quy định tại điểm b và c trên đây phải được Hội nghị Nhà chung cư thông qua trước khi thực hiện.
3. Hồ sơ và chứng từ
a. Mỗi khoản chi từ Quỹ bảo trì phải có hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, gồm tối thiểu các tài liệu sau:
- Kế hoạch bảo trì đã được Hội nghị Nhà chung cư thông qua (trừ trường hợp bảo trì đột xuất);
- Bảng duyệt chi và biên bản họp Ban Quản trị về nội dung sử dụng kinh phí;
- Văn bản đề nghị chi hoặc đề nghị thanh toán, nêu rõ nội dung, số tiền và nguồn chi;
- Hợp đồng cung cấp dịch vụ bảo trì, sửa chữa;
- Biên bản nghiệm thu khối lượng, chất lượng công việc;
- Hóa đơn tài chính, chứng từ gốc kèm theo;
- Phiếu chi, ủy nhiệm chi hoặc chứng từ chuyển khoản có đủ chữ ký theo quy định;
- Hồ sơ quyết toán có xác nhận của đại diện Ban Quản trị;
b. Ban Quản trị có thể rút tối đa 20 triệu đồng/tháng để chi cho các công việc bảo trì, sửa chữa nhỏ không có hóa đơn hoặc có hóa đơn dưới 5 triệu đồng. Ban Quản trị có thể ủy quyền cho Đơn vị quản lý vận hành thanh toán các khoản chi phát sinh từ công việc bảo trì đột xuất, với giá trị không vượt quá 5 triệu đồng mỗi lần và tổng hạn mức tối đa là 20 triệu đồng mỗi tháng. Nghiêm cấm việc chia nhỏ giao dịch hoặc hóa đơn để lách quy định thanh toán không dùng tiền mặt.
4. Việc thanh toán, tạm ứng và quyết toán phải tuân thủ quy định tại Điều 8 của Quy chế. Tất cả các khoản chi phải được ghi chép vào sổ kế toán, cập nhật theo từng hạng mục công việc và báo cáo công khai định kỳ.
5. Việc chi kinh phí bảo trì phải tuân thủ quy trình sau:
- Thành viên phụ trách tài chính - kế toán tiếp nhận đề nghị chi, kiểm tra tính hợp lệ và đối chiếu với kế hoạch bảo trì đã được phê duyệt
- Trình hồ sơ chi cho Trưởng Ban Quản trị và người đồng ký duyệt xem xét, phê duyệt
- Thực hiện chi trả, lập chứng từ và cập nhật vào sổ kế toán theo từng hạng mục công việc
- Lưu trữ hồ sơ gốc đầy đủ và thực hiện báo cáo định kỳ theo quy định
Ban Quản trị có trách nhiệm kiểm tra, giám sát thường xuyên việc chi quỹ bảo trì nhằm đảm bảo tuân thủ đúng quy trình, đúng mục đích và đúng quy định pháp luật.
Chương III. KINH PHÍ QUẢN LÝ VẬN HÀNH
Điều 14. Mục đích và nguyên tắc sử dụng Kinh phí quản lý vận hành
1. Mục đích sử dụng
a. Kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư do các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư đóng góp định kỳ hàng tháng để chi trả cho các hoạt động quản lý, vận hành, bảo đảm an ninh, trật tự, vệ sinh, an toàn và duy trì hoạt động bình thường của nhà chung cư.
b. Giá dịch vụ quản lý vận hành do Hội nghị Nhà chung cư quyết định, được quy định cụ thể tại Hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành, và có thể điều chỉnh theo tình hình thực tế trên cơ sở thống nhất giữa Ban Quản trị và Đơn vị quản lý vận hành.
Kinh phí quản lý vận hành không được sử dụng cho các mục đích khác như bảo trì, sửa chữa phần sở hữu chung, chi tiếp khách, khen thưởng hoặc phúc lợi nội bộ của Ban Quản trị và đơn vị quản lý vận hành.
2. Nguyên tắc sử dụng
a. Kinh phí quản lý vận hành chỉ được sử dụng theo kế hoạch thu - chi đã được Hội nghị Nhà chung cư thông qua hoặc được Ban Quản trị phê duyệt trong phạm vi thẩm quyền.
b. Ban Quản trị ủy quyền cho Đơn vị quản lý vận hành thực hiện thu hộ - chi hộ kinh phí quản lý vận hành. Đơn vị quản lý vận hành có trách nhiệm quản lý, ghi chép, lưu trữ chứng từ, lập báo cáo thu - chi định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Ban Quản trị.
c. Đơn vị quản lý vận hành phải mở tài khoản riêng tại tổ chức tín dụng hợp pháp để theo dõi các khoản thu hộ - chi hộ kinh phí quản lý vận hành của chung cư; không được gộp chung với tài khoản khác nhằm bảo đảm minh bạch, thuận tiện cho việc kiểm tra và kiểm toán.
d. Các khoản chi phát sinh ngoài kế hoạch trong trường hợp khẩn cấp phải được Đơn vị quản lý vận hành lập tờ trình, Ban Quản trị xem xét phê duyệt theo nguyên tắc “phê duyệt trước - kiểm tra sau” và công bố công khai cho cư dân.
e. Mọi khoản chi phải có hồ sơ, chứng từ hợp lệ, được phê duyệt đúng thẩm quyền và ưu tiên thực hiện qua tài khoản ngân hàng của Đơn vị quản lý vận hành. Các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên bắt buộc phải thanh toán qua ngân hàng. Ban Quản lý được cấp hạn mức quỹ tiền mặt tối đa 20 triệu đồng để chi trả các khoản chi thường xuyên dưới 5 triệu đồng, và phải thực hiện quyết toán, tái cấp bổ sung sau mỗi lần chi.
f. Việc quản lý, hạch toán, quyết toán và lưu trữ hồ sơ tài chính phải tuân thủ quy định của pháp luật về kế toán, thuế và quản lý tài chính nhà chung cư.
g. Ban Quản trị có trách nhiệm kiểm tra, giám sát thường xuyên việc thu - chi Kinh phí quản lý vận hành nhằm bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng đối tượng và hiệu quả.
h. Đơn vị quản lý vận hành phải báo cáo định kỳ tình hình thu - chi hàng tháng, quý, năm cho Ban Quản trị, đồng thời cung cấp đầy đủ hồ sơ khi có yêu cầu kiểm tra, kiểm toán.
Điều 15. Quy định về thu Kinh phí quản lý vận hành
1. Nguồn thu Kinh phí quản lý vận hành:
a. Kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư do các chủ sở hữu hoặc người sử dụng căn hộ, phần diện tích khác trong nhà chung cư đóng góp định kỳ hàng tháng theo mức phí đã được Hội nghị Nhà chung cư phê duyệt, ghi rõ trong Hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành và có biên lai, chứng từ thu tiền hợp lệ cho từng căn hộ hoặc chủ sở hữu.
b. Phần phí thu được từ người sử dụng diện tích thương mại, dịch vụ, văn phòng, bãi giữ xe… (nếu có) theo tỷ lệ sở hữu và mức sử dụng thực tế;
c. Khoản chiết khấu, giảm giá, hoàn tiền từ các nhà cung cấp dịch vụ cho chung cư và các khoản thu hợp lệ khác (nếu có).
2. Kinh phí quản lý vận hành được thu bằng hình thức chuyển khoản vào tài khoản thu hộ - chi hộ của Đơn vị quản lý vận hành hoặc tài khoản của Ban Quản trị tại tổ chức tín dụng hợp pháp. Trường hợp cư dân nộp bằng tiền mặt, Đơn vị quản lý vận hành phải cấp biên lai thu tiền hợp lệ và nộp toàn bộ số tiền mặt vào ngân hàng định kỳ tối thiểu 1-2 lần mỗi tuần. Mỗi khoản thu phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ và được ghi chép, hạch toán riêng theo từng căn hộ, bảo đảm minh bạch, dễ đối chiếu và phục vụ công tác kiểm tra, kiểm toán.
3. Kinh phí quản lý vận hành được thu theo kỳ hàng tháng, chậm nhất trong vòng 10 ngày đầu của tháng kế tiếp. Trường hợp chủ sở hữu hoặc người sử dụng chậm nộp quá 30 ngày kể từ thời điểm quy định, Ban Quản trị hoặc Đơn vị quản lý vận hành có quyền áp dụng mức phạt chậm nộp nếu được quy định trong Hợp đồng quản lý vận hành.
4. Đơn vị quản lý vận hành phải mở sổ theo dõi chi tiết các khoản thu kinh phí quản lý vận hành theo từng căn hộ, từng tháng và báo cáo định kỳ cho Ban Quản trị. Toàn bộ số tiền thu được phải được quản lý tách biệt với các nguồn quỹ khác. Ban Quản trị có quyền kiểm tra, giám sát việc thu và quản lý kinh phí tại bất kỳ thời điểm nào, đồng thời yêu cầu Đơn vị quản lý vận hành cung cấp đầy đủ chứng từ, sao kê ngân hàng và sổ thu - chi khi cần thiết.
5. Đơn vị quản lý vận hành phải công khai hàng tháng danh sách các hộ đã nộp và còn nợ kinh phí quản lý vận hành tại bảng thông báo chung hoặc hệ thống điện tử của chung cư (nếu có). Báo cáo tổng hợp thu - chi phải được gửi Ban Quản trị định kỳ hàng quý và công khai toàn bộ tại Hội nghị Nhà chung cư thường niên.
Điều 16. Quy định về chi Kinh phí quản lý vận hành
Kinh phí quản lý vận hành được sử dụng cho các khoản chi hợp pháp, hợp lý và cần thiết sau:
a. Thù lao của Đơn vị quản lý vận hành bao gồm: tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm, phúc lợi xã hội của nhân viên Ban Quản lý và chi phí quản lý vận hành (bao gồm cả lợi nhuận)
b. Chi phí điện, nước, vật tư tiêu hao, công cụ dụng cụ, thiết bị phục vụ công tác quản lý, vận hành, bảo vệ, vệ sinh và chăm sóc cảnh quan chung.
c. Chi phí điều khiển, vận hành các hệ thống kỹ thuật chung: thang máy, máy phát điện, máy bơm nước, hệ thống chiếu sáng, phòng cháy chữa cháy, camera, intercom và thiết bị kỹ thuật khác thuộc sở hữu chung.
d. Chi phí thuê dịch vụ bên ngoài phục vụ công tác quản lý vận hành: dịch vụ bảo vệ, vệ sinh môi trường, thu gom rác thải, vệ sinh và cứu hộ hồ bơi, vệ sinh kính mặt ngoài, chăm sóc cây xanh, diệt côn trùng, súc rửa bể nước, kiểm định chất lượng nước, thông cống rãnh, xử lý mùi hôi...
e. Chi phí hành chính: văn phòng phẩm, điện thoại, thư tín, internet, phần mềm quản lý, in ấn, phí ngân hàng và các khoản chi hợp pháp khác phục vụ công tác quản lý.
f. Chi phí tổ chức Hội nghị Nhà chung cư, họp Ban Quản trị, tuyên truyền, phổ biến quy định về vận hành, an toàn, PCCC, văn hóa cư dân.
g. Chi phí kiểm toán, tư vấn, pháp lý và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến hoạt động quản lý vận hành, được Ban Quản trị phê duyệt.
h. Các khoản chi hợp lý khác có liên quan trực tiếp đến hoạt động quản lý vận hành, do Đơn vị quản lý vận hành đề xuất và được Ban Quản trị chấp thuận trước khi thực hiện.
Chương IV. KINH PHÍ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QUẢN TRỊ
Điều 17. Mục đích và nguyên tắc sử dụng Kinh phí hoạt động của Ban Quản trị
1. Mục đích sử dụng
a. Kinh phí hoạt động của Ban Quản trị được hình thành từ khoản đóng góp của cư dân và các nguồn thu hợp pháp khác.
b. Kinh phí hoạt động của Ban Quản trị được sử dụng cho các nội dung sau:
- Chi thù lao, phụ cấp và chi phí hành chính cho các thành viên Ban Quản trị theo mức được Hội nghị Nhà chung cư thông qua;
- Chi tổ chức các cuộc họp của Ban Quản trị, Hội nghị Nhà chung cư thường niên hoặc bất thường;
- Chi văn phòng phẩm, in ấn, liên lạc, công nghệ thông tin, phần mềm, vật tư tiêu hao phục vụ hoạt động của Ban Quản trị;
- Chi thuê chuyên gia, đơn vị tư vấn, pháp lý, kế toán, kiểm toán, giám định phục vụ công tác kiểm tra, giám sát và lập báo cáo tài chính của Ban Quản trị. Các chi phí này chỉ được thực hiện khi vượt quá năng lực của Ban Quản trị và vượt quá năng lực hoặc phạm vi trách nhiệm của Đơn vị quản lý vận hành được quy định trong Hợp đồng quản lý vận hành;
- Chi công tác, đi lại, đối ngoại trong phạm vi nhiệm vụ, kế hoạch hoạt động được phê duyệt;
- Chi tuyên truyền, phổ biến nội quy, quy định, tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ, kỹ năng, kiến thức pháp lý cho thành viên Ban Quản trị;
- Các khoản chi hợp pháp khác phục vụ trực tiếp cho hoạt động của Ban Quản trị, được tập thể Ban Quản trị biểu quyết thông qua và phê duyệt theo quy định tại Quy chế này.
2. Nguyên tắc sử dụng
- Kinh phí hoạt động chỉ được sử dụng phục vụ cho hoạt động của Ban Quản trị.
- Ban Quản trị có trách nhiệm xây dựng mức thù lao, phụ cấp và dự toán kinh phí hoạt động để trình Hội nghị Nhà chung cư thông qua theo từng nhiệm kỳ.
- Việc chi tiêu phải đúng mục đích, đúng kế hoạch thu - chi đã được Hội nghị Nhà chung cư thông qua hoặc được Ban Quản trị phê duyệt trong phạm vi thẩm quyền. Nghiêm cấm sử dụng cho mục đích cá nhân, tiếp khách, phúc lợi nội bộ hoặc các khoản chi không liên quan đến nhiệm vụ được giao.
- Mọi khoản chi phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ, được phê duyệt đúng thẩm quyền và ưu tiên thanh toán qua tài khoản ngân hàng
- Ban Quản trị ủy quyền và chỉ đạo đơn vị quản lý vận hành thực hiện việc quản lý, thu và chi kinh phí hoạt động.
- Việc hạch toán, quyết toán và lưu trữ hồ sơ tài chính phải tuân thủ quy định của pháp luật về kế toán, tài chính và kiểm toán.
- Ban Quản trị có trách nhiệm công khai, minh bạch tình hình thu - chi kinh phí hoạt động ít nhất 6 tháng một lần và tại Hội nghị Nhà chung cư thường niên
Điều 18. Quy định về thu - chi Kinh phí hoạt động của Ban Quản trị
1. Ban Quản trị ủy quyền cho Đơn vị quản lý vận hành thực hiện việc thu hộ và quản lý thu - chi Kinh phí hoạt động của Ban Quản trị (thu đồng thời cùng với kinh phí quản lý vận hành và chi phí bảo hiểm cháy nổ đối với phần sở hữu chung của nhà chung cư).
2. Kinh phí hoạt động của Ban Quản trị phải được sử dụng đúng mục đích, đúng nội dung và trong phạm vi dự toán, kế hoạch thu - chi đã được Hội nghị Nhà chung cư thông qua hoặc Ban Quản trị phê duyệt theo thẩm quyền.
3. Trưởng Ban Quản trị hoặc người được ủy quyền ký duyệt các khoản chi phí hoạt động của Ban Quản trị.
4. Mọi khoản chi phải có đầy đủ chứng từ, hóa đơn hợp lệ, được phê duyệt trước khi thực hiện.
5. Các khoản chi phát sinh ngoài kế hoạch chỉ được thực hiện khi thật sự cần thiết, có tờ trình và được Ban Quản trị thống nhất phê duyệt theo nguyên tắc “phê duyệt trước - kiểm tra sau”.
Chương V. XỬ LÝ VI PHẠM VÀ ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 19. Xử lý vi phạm
1. Nguyên tắc chung
a. Ban Quản trị và các bên liên quan phải tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật, bao gồm Luật Nhà ở, Luật Kế toán, Luật Thuế, Luật Đấu thầu và các quy định pháp lý khác liên quan.
b. Mọi quyết định của Ban Quản trị vượt quá thẩm quyền, vi phạm pháp luật hoặc trái với nghị quyết của Hội nghị Nhà chung cư đều không có giá trị pháp lý.
c. Thành viên Ban Quản trị hoặc cá nhân, tổ chức có hành vi thiếu trách nhiệm, vi phạm quy định dẫn đến thiệt hại về tài sản, quyền và lợi ích hợp pháp của tập thể cư dân phải chịu trách nhiệm bồi thường và bị xử lý theo quy định của pháp luật.
d. Việc xử lý vi phạm phải bảo đảm khách quan, minh bạch, đúng quy định pháp luật, phù hợp với nội quy và nghị quyết của Hội nghị Nhà chung cư.
2. Các hành vi vi phạm
Các hành vi sau được coi là vi phạm quy định về quản lý tài chính của nhà chung cư, bao gồm nhưng không giới hạn ở:
a. Thu, chi không đúng mục đích, sai quy trình, vượt thẩm quyền hoặc không có chứng từ hợp lệ;
b. Chậm nộp, không nộp hoặc tự ý giữ lại các khoản kinh phí thuộc Quỹ bảo trì, Quỹ quản lý vận hành hoặc Kinh phí hoạt động của Ban Quản trị;
c. Sử dụng kinh phí cho mục đích cá nhân, chi tiêu nội bộ, tiếp khách, quà biếu hoặc các hoạt động không phục vụ lợi ích chung của cư dân;
d. Không thực hiện công khai, báo cáo, kiểm tra, kiểm toán theo quy định hoặc cố tình che giấu, làm sai lệch số liệu tài chính;
e. Không lưu trữ hồ sơ, chứng từ kế toán theo quy định hoặc làm thất lạc, hư hỏng chứng từ tài chính;
f. Lợi dụng chức vụ, quyền hạn để chiếm đoạt, trục lợi hoặc gây thất thoát tài sản, kinh phí của nhà chung cư;
g. Cản trở, không hợp tác trong việc kiểm tra, giám sát, kiểm toán tài chính theo yêu cầu của Ban Quản trị, cư dân hoặc cơ quan có thẩm quyền.
3. Hình thức xử lý
a. Nhắc nhở, phê bình hoặc cảnh cáo bằng văn bản đối với các vi phạm hành chính, kỹ thuật hoặc chưa gây thiệt hại tài chính;
b. Buộc bồi hoàn thiệt hại cho nhà chung cư hoặc Ban Quản trị đối với hành vi gây thất thoát, sai phạm trong thu - chi, hạch toán hoặc quản lý tài chính;
c. Tạm đình chỉ, miễn nhiệm hoặc chấm dứt hợp đồng đối với thành viên Ban Quản trị hoặc nhân sự của Đơn vị quản lý vận hành có hành vi vi phạm nghiêm trọng, ảnh hưởng đến uy tín hoặc hoạt động tài chính của chung cư;
d. Chuyển hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền để xem xét, xử lý theo quy định pháp luật đối với các hành vi có dấu hiệu vi phạm dân sự, hành chính hoặc hình sự.
4. Trách nhiệm thực hiện
a. Ban Quản trị có trách nhiệm kiểm tra, xác minh, lập biên bản và tổ chức xử lý các hành vi vi phạm theo thẩm quyền;
b. Đơn vị quản lý vận hành, kế toán, thủ quỹ, cư dân và các bên liên quan có nghĩa vụ phối hợp cung cấp hồ sơ, chứng từ, giải trình khi có yêu cầu kiểm tra, kiểm toán;
c. Kết quả xử lý vi phạm phải được công khai minh bạch cho cư dân thông qua bảng tin, ứng dụng quản lý hoặc tại Hội nghị Nhà chung cư gần nhất.
Điều 20. Điều khoản thi hành
1. Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày được Hội nghị Nhà chung cư biểu quyết thông qua. Quy chế được ban hành bằng văn bản, được công khai niêm yết để toàn thể chủ sở hữu và người sử dụng biết.
2. Quy chế áp dụng thống nhất cho toàn bộ hoạt động tài chính của Ban Quản trị, thay thế mọi quy định trước đây trái với nội dung quy chế.
3. Các nội dung chưa được quy định trong Quy chế này sẽ áp dụng theo quy định pháp luật hiện hành. Trường hợp có sự mâu thuẫn giữa Quy chế và quy định pháp luật, quy định pháp luật được ưu tiên áp dụng.
4. Trách nhiệm tổ chức thực hiện:
- Ban Quản trị có trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn và giám sát việc thực hiện Quy chế.
- Đơn vị quản lý vận hành thực hiện đúng quy định về thu – chi, hạch toán, báo cáo và phối hợp kiểm tra, kiểm toán khi được yêu cầu.
- Kế toán, thủ quỹ và các cá nhân liên quan chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của số liệu tài chính.
- Cư dân và chủ sở hữu có quyền giám sát, yêu cầu cung cấp thông tin, góp ý để Ban Quản trị tổng hợp và báo cáo Hội nghị Nhà chung cư xem xét, điều chỉnh.
5. Ban Quản trị rà soát Quy chế định kỳ ít nhất mỗi năm hoặc khi có thay đổi về pháp luật, tổ chức, thực tiễn quản lý. Mọi sửa đổi phải được dự thảo, lấy ý kiến cư dân và trình Hội nghị biểu quyết trước khi áp dụng.
6. Các khoản thu - chi, số dư và nghĩa vụ kế toán phát sinh trước thời điểm Quy chế có hiệu lực tiếp tục thực hiện theo quy định cũ đến khi hoàn tất kỳ báo cáo tài chính gần nhất.
7. Quy chế này gồm 5 chương, 20 điều, được lập thành 06 bản có giá trị pháp lý như nhau: 01 bản lưu tại nhà chung cư, 01 bản cho mỗi thành viên Ban Quản trị.
8. Việc sao chép hoặc trích lục Quy chế phải ghi nguồn và thông báo cho Ban Quản trị.
BAN QUẢN TRỊ CHUNG CƯ GREEN VALLEY
Nhiệm kỳ 2025 – 2028
Chương II. KINH PHÍ BẢO TRÌ
Điều 11. Mục đích và nguyên tắc sử dụng
1. Mục đích sử dụng
Kinh phí bảo trì là tài sản chung của các chủ sở hữu, do Ban Quản trị đại diện cộng đồng cư dân quản lý. Quỹ chỉ được sử dụng cho công tác bảo trì, sửa chữa, thay thế, bảo dưỡng các hạng mục thuộc phần sở hữu chung của nhà chung cư theo kế hoạch đã được Hội nghị Nhà chung cư thông qua.
2. Nguyên tắc sử dụng
a. Kinh phí bảo trì phải được quản lý tập trung, sử dụng đúng quy định pháp luật, đúng mục đích, tiết kiệm, hiệu quả, công khai, minh bạch và có kiểm soát; phục vụ trực tiếp cho công tác bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư. Nghiêm cấm sử dụng quỹ để cho vay, đầu tư, chi cho quản lý vận hành hoặc các mục đích khác ngoài phạm vi quy định.
b. Mọi khoản chi phải được phê duyệt đúng thẩm quyền, có dự toán kèm theo và hồ sơ, chứng từ hợp lệ; thực hiện theo kế hoạch bảo trì đã được Hội nghị Nhà chung cư thông qua, trừ trường hợp khẩn cấp theo quy định tại Điều 13. Trường hợp chi cho bảo trì khẩn cấp, Ban Quản trị phải lập biên bản nêu rõ lý do và dự toán, đồng thời báo cáo cư dân tại kỳ công khai tài chính gần nhất.
c. Mọi khoản thu phải có chứng từ hợp lệ (phiếu thu hoặc sao kê), được ghi nhận vào sổ kế toán, lưu trữ đầy đủ và thực hiện đối chiếu định kỳ hàng quý.
d. Kinh phí bảo trì phải được gửi tại tổ chức tín dụng hợp pháp dưới dạng tài khoản riêng đứng tên Ban Quản trị, không dùng chung với các quỹ khác. Các khoản thu phải nộp trực tiếp vào tài khoản này. Tiền lãi phát sinh là tài sản chung, chỉ được sử dụng cho mục đích bảo trì.
e. Ban Quản trị phải công khai tình hình thu chi và số dư Quỹ bảo trì ít nhất hai lần mỗi năm và tại Hội nghị Nhà chung cư. Hồ sơ, chứng từ chi phải lưu tối thiểu 5 năm để phục vụ kiểm toán, thanh tra.
f. Thành viên Ban Quản trị, cá nhân hoặc tổ chức liên quan chịu trách nhiệm trước cư dân và pháp luật về tính chính xác, hợp pháp và hợp lý của các khoản chi.
Điều 12. Quy định về thu Kinh phí bảo trì
1. Kinh phí bảo trì là tài sản chung của các chủ sở hữu, được hình thành từ các nguồn sau:
a. Khoản 2% giá trị căn hộ hoặc diện tích khác do chủ đầu tư thu của người mua và bàn giao cho Ban Quản trị, bao gồm cả tiền lãi phát sinh trong thời gian chủ đầu tư tạm quản lý (nếu có);
b. Khoản thu bổ sung từ chủ sở hữu khi quỹ thấp hơn mức chi bảo trì trung bình 5 năm gần nhất, theo kế hoạch được Hội nghị Nhà chung cư phê duyệt;
c. Khoản lãi phát sinh từ tiền gửi kinh phí bảo trì tại tổ chức tín dụng hợp pháp;
d. Doanh thu từ khai thác phần sở hữu chung (cho thuê mặt bằng, quảng cáo, viễn thông…) sau khi trừ chi phí hợp lý liên quan (nếu có);
e. Các khoản thu hợp pháp khác như chiết khấu, giảm giá, hoàn tiền, thanh lý thiết bị cũ, bồi thường thiệt hại phần sở hữu chung.
2. Khi tiếp nhận kinh phí bảo trì từ chủ đầu tư, đơn vị quản lý hoặc Ban Quản trị nhiệm kỳ trước, Ban Quản trị phải lập biên bản bàn giao, mở tài khoản ngân hàng riêng (nếu chưa có), kiểm tra và xác nhận số dư thực tế tại tổ chức tín dụng, đồng thời báo cáo công khai tại Hội nghị Nhà chung cư gần nhất. Trong trường hợp nhận tiền từng phần, phải theo dõi chi tiết từng lần, cập nhật vào sổ kế toán và báo cáo định kỳ.
3. Khi phát sinh nghĩa vụ đóng bổ sung kinh phí bảo trì theo quy định pháp luật, Ban Quản trị phải thông báo công khai mức, thời hạn và hình thức nộp; đồng thời theo dõi, đôn đốc và lập danh sách các khoản đã thu và còn nợ. Khoản thu bổ sung phải được nộp trực tiếp vào tài khoản kinh phí bảo trì. Trường hợp chậm hoặc không nộp, Ban Quản trị có quyền kiến nghị cơ quan có thẩm quyền hoặc tiến hành khởi kiện theo quy định pháp luật.
Điều 13. Quy định về chi Kinh phí bảo trì
1. Kinh phí bảo trì được sử dụng cho các công việc, hạng mục và chi phí liên quan trực tiếp đến công tác bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư, bao gồm nhưng không giới hạn:
a. Chi cho công tác bảo trì, sửa chữa định kỳ và đột xuất đối với phần sở hữu chung như hệ thống điện, cấp - thoát nước, thang máy, phòng cháy chữa cháy, mái, kết cấu chịu lực, hạ tầng kỹ thuật, sân, tường, sảnh, hành lang, hầm xe và các hạng mục chung khác theo quy định của Luật Nhà ở;
b. Chi cho việc xử lý, duy tu và bảo dưỡng định kỳ các hệ thống kỹ thuật: xử lý nước thải ứ nghẹt, hút bể phốt, cấy vi sinh cho hệ thống nước thải và các công việc duy trì vận hành an toàn khác của tòa nhà;
c. Chi phí kiểm định định kỳ hệ thống thang máy, chống sét, nước sinh hoạt và các thiết bị kỹ thuật khác theo quy định pháp luật.
d. Chi thuê đơn vị tư vấn, kiểm định kỹ thuật, thiết kế, giám sát, nghiệm thu hoặc tư vấn chuyên môn phục vụ công tác bảo trì, sửa chữa;
e. Chi cho việc tổ chức lựa chọn nhà thầu, bao gồm đấu thầu, chào giá, ký kết hợp đồng, giám sát thi công và các chi phí liên quan khác;
f. Chi phí kiểm toán, kiểm tra tài chính, giám định hoặc tư vấn pháp lý liên quan trực tiếp đến công tác quản lý, sử dụng Quỹ bảo trì;
g. Chi phí lập, thẩm định, phê duyệt kế hoạch bảo trì, hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ nghiệm thu và hồ sơ quyết toán;
h. Chi phí ngân hàng và hành chính hợp pháp, bao gồm: phí chuyển tiền, phí bảo lãnh, lưu ký, mở và duy trì tài khoản, in ấn chứng từ, hồ sơ, tài liệu liên quan đến Quỹ bảo trì;
i. Các khoản chi khác có liên quan trực tiếp đến công tác bảo trì phần sở hữu chung, được Hội nghị nhà chung cư hoặc Ban Quản trị phê duyệt, phù hợp với quy định của pháp luật và Quy chế này.
2. Thẩm quyền phê duyệt
a. Ban Quản trị là đơn vị có thẩm quyền quyết định các khoản chi từ Quỹ bảo trì. Mọi khoản chi phải được xem xét, biểu quyết thông qua và phân cấp ký duyệt theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 của Quy chế này.
b. Đối với các khoản chi thuộc kế hoạch bảo trì đã được Hội nghị Nhà chung cư phê duyệt, cần ít nhất 75% thành viên Ban Quản trị đồng ý. Trường hợp một hoặc vài thành viên vắng mặt vì lý do bất khả kháng, tỷ lệ đồng ý được tính trên số thành viên thực tế tham gia biểu quyết, nhưng phải đạt tối thiểu 2/5 tổng số thành viên. Việc biểu quyết có thể thực hiện trực tiếp, qua thư điện tử hoặc hình thức tương đương.
c. Chi tiêu khẩn cấp được áp dụng khi xảy ra sự cố trong phần sở hữu chung hoặc hệ thống kỹ thuật chung mà nếu không xử lý kịp thời sẽ:
- Gây nguy hiểm trực tiếp đến tính mạng hoặc sức khỏe của cư dân;
- Làm gián đoạn nghiêm trọng việc vận hành các hệ thống thiết yếu như thang máy, cấp nước, điện, phòng cháy chữa cháy, xử lý nước thải…;
- Gây thiệt hại lớn về tài sản hoặc dẫn đến hư hỏng lan rộng;
- Hoặc có yêu cầu xử lý ngay từ cơ quan quản lý nhà nước.
Việc xử lý khẩn cấp phải thực hiện ngay, không cần lấy ý kiến cư dân nhưng phải thông báo và lập biên bản chi tiết ngay sau khi thực hiện.
d. Quy định biểu quyết theo giá trị chi khẩn cấp:
- Dưới 300 triệu đồng: cần ít nhất 3/5 thành viên đồng ý.
- Từ 300 triệu đồng trở lên: cần ít nhất 4/5 thành viên đồng ý.
- Trường hợp không đủ thành viên biểu quyết do bất khả kháng, phải triệu tập họp khẩn cấp trong vòng 24 giờ. Nếu vẫn không đủ, Trưởng Ban Quản trị được quyền quyết định tạm thời nhưng phải báo cáo và xin phê duyệt bổ sung trong vòng 3 ngày làm việc.
- Tổng chi tiêu khẩn cấp trong một năm tài chính không được vượt quá 800 triệu đồng, trừ trường hợp thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh hoặc có quyết định của cơ quan có thẩm quyền;
e. Tất cả trường hợp chi khẩn cấp phải được lập biên bản và báo cáo công khai trong vòng 7 ngày kể từ khi thực hiện, đồng thời trình Hội nghị Nhà chung cư gần nhất xem xét, xác nhận. Biên bản phải ghi rõ thời gian, địa điểm, lý do khẩn cấp, nội dung công việc, chi phí dự kiến, thành phần tham gia, kèm chữ ký của các thành viên Ban Quản trị, đơn vị thi công và đại diện cư dân hoặc đơn vị liên quan. Hồ sơ phải được lưu trữ và công khai để cư dân giám sát.
f. Các khoản chi không thuộc phạm vi quy định tại điểm b và c trên đây phải được Hội nghị Nhà chung cư thông qua trước khi thực hiện.
3. Hồ sơ và chứng từ
a. Mỗi khoản chi từ Quỹ bảo trì phải có hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, gồm tối thiểu các tài liệu sau:
- Kế hoạch bảo trì đã được Hội nghị Nhà chung cư thông qua (trừ trường hợp bảo trì đột xuất);
- Bảng duyệt chi và biên bản họp Ban Quản trị về nội dung sử dụng kinh phí;
- Văn bản đề nghị chi hoặc đề nghị thanh toán, nêu rõ nội dung, số tiền và nguồn chi;
- Hợp đồng cung cấp dịch vụ bảo trì, sửa chữa;
- Biên bản nghiệm thu khối lượng, chất lượng công việc;
- Hóa đơn tài chính, chứng từ gốc kèm theo;
- Phiếu chi, ủy nhiệm chi hoặc chứng từ chuyển khoản có đủ chữ ký theo quy định;
- Hồ sơ quyết toán có xác nhận của đại diện Ban Quản trị;
b. Ban Quản trị có thể rút tối đa 20 triệu đồng/tháng để chi cho các công việc bảo trì, sửa chữa nhỏ không có hóa đơn hoặc có hóa đơn dưới 5 triệu đồng. Ban Quản trị có thể ủy quyền cho Đơn vị quản lý vận hành thanh toán các khoản chi phát sinh từ công việc bảo trì đột xuất, với giá trị không vượt quá 5 triệu đồng mỗi lần và tổng hạn mức tối đa là 20 triệu đồng mỗi tháng. Nghiêm cấm việc chia nhỏ giao dịch hoặc hóa đơn để lách quy định thanh toán không dùng tiền mặt.
4. Việc thanh toán, tạm ứng và quyết toán phải tuân thủ quy định tại Điều 8 của Quy chế. Tất cả các khoản chi phải được ghi chép vào sổ kế toán, cập nhật theo từng hạng mục công việc và báo cáo công khai định kỳ.
5. Việc chi kinh phí bảo trì phải tuân thủ quy trình sau:
- Thành viên phụ trách tài chính - kế toán tiếp nhận đề nghị chi, kiểm tra tính hợp lệ và đối chiếu với kế hoạch bảo trì đã được phê duyệt
- Trình hồ sơ chi cho Trưởng Ban Quản trị và người đồng ký duyệt xem xét, phê duyệt
- Thực hiện chi trả, lập chứng từ và cập nhật vào sổ kế toán theo từng hạng mục công việc
- Lưu trữ hồ sơ gốc đầy đủ và thực hiện báo cáo định kỳ theo quy định
Ban Quản trị có trách nhiệm kiểm tra, giám sát thường xuyên việc chi quỹ bảo trì nhằm đảm bảo tuân thủ đúng quy trình, đúng mục đích và đúng quy định pháp luật.
Chương III. KINH PHÍ QUẢN LÝ VẬN HÀNH
Điều 14. Mục đích và nguyên tắc sử dụng Kinh phí quản lý vận hành
1. Mục đích sử dụng
a. Kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư do các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư đóng góp định kỳ hàng tháng để chi trả cho các hoạt động quản lý, vận hành, bảo đảm an ninh, trật tự, vệ sinh, an toàn và duy trì hoạt động bình thường của nhà chung cư.
b. Giá dịch vụ quản lý vận hành do Hội nghị Nhà chung cư quyết định, được quy định cụ thể tại Hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành, và có thể điều chỉnh theo tình hình thực tế trên cơ sở thống nhất giữa Ban Quản trị và Đơn vị quản lý vận hành.
Kinh phí quản lý vận hành không được sử dụng cho các mục đích khác như bảo trì, sửa chữa phần sở hữu chung, chi tiếp khách, khen thưởng hoặc phúc lợi nội bộ của Ban Quản trị và đơn vị quản lý vận hành.
2. Nguyên tắc sử dụng
a. Kinh phí quản lý vận hành chỉ được sử dụng theo kế hoạch thu - chi đã được Hội nghị Nhà chung cư thông qua hoặc được Ban Quản trị phê duyệt trong phạm vi thẩm quyền.
b. Ban Quản trị ủy quyền cho Đơn vị quản lý vận hành thực hiện thu hộ - chi hộ kinh phí quản lý vận hành. Đơn vị quản lý vận hành có trách nhiệm quản lý, ghi chép, lưu trữ chứng từ, lập báo cáo thu - chi định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Ban Quản trị.
c. Đơn vị quản lý vận hành phải mở tài khoản riêng tại tổ chức tín dụng hợp pháp để theo dõi các khoản thu hộ - chi hộ kinh phí quản lý vận hành của chung cư; không được gộp chung với tài khoản khác nhằm bảo đảm minh bạch, thuận tiện cho việc kiểm tra và kiểm toán.
d. Các khoản chi phát sinh ngoài kế hoạch trong trường hợp khẩn cấp phải được Đơn vị quản lý vận hành lập tờ trình, Ban Quản trị xem xét phê duyệt theo nguyên tắc “phê duyệt trước - kiểm tra sau” và công bố công khai cho cư dân.
e. Mọi khoản chi phải có hồ sơ, chứng từ hợp lệ, được phê duyệt đúng thẩm quyền và ưu tiên thực hiện qua tài khoản ngân hàng của Đơn vị quản lý vận hành. Các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên bắt buộc phải thanh toán qua ngân hàng. Ban Quản lý được cấp hạn mức quỹ tiền mặt tối đa 20 triệu đồng để chi trả các khoản chi thường xuyên dưới 5 triệu đồng, và phải thực hiện quyết toán, tái cấp bổ sung sau mỗi lần chi.
f. Việc quản lý, hạch toán, quyết toán và lưu trữ hồ sơ tài chính phải tuân thủ quy định của pháp luật về kế toán, thuế và quản lý tài chính nhà chung cư.
g. Ban Quản trị có trách nhiệm kiểm tra, giám sát thường xuyên việc thu - chi Kinh phí quản lý vận hành nhằm bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng đối tượng và hiệu quả.
h. Đơn vị quản lý vận hành phải báo cáo định kỳ tình hình thu - chi hàng tháng, quý, năm cho Ban Quản trị, đồng thời cung cấp đầy đủ hồ sơ khi có yêu cầu kiểm tra, kiểm toán.
Điều 15. Quy định về thu Kinh phí quản lý vận hành
1. Nguồn thu Kinh phí quản lý vận hành:
a. Kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư do các chủ sở hữu hoặc người sử dụng căn hộ, phần diện tích khác trong nhà chung cư đóng góp định kỳ hàng tháng theo mức phí đã được Hội nghị Nhà chung cư phê duyệt, ghi rõ trong Hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành và có biên lai, chứng từ thu tiền hợp lệ cho từng căn hộ hoặc chủ sở hữu.
b. Phần phí thu được từ người sử dụng diện tích thương mại, dịch vụ, văn phòng, bãi giữ xe… (nếu có) theo tỷ lệ sở hữu và mức sử dụng thực tế;
c. Khoản chiết khấu, giảm giá, hoàn tiền từ các nhà cung cấp dịch vụ cho chung cư và các khoản thu hợp lệ khác (nếu có).
2. Kinh phí quản lý vận hành được thu bằng hình thức chuyển khoản vào tài khoản thu hộ - chi hộ của Đơn vị quản lý vận hành hoặc tài khoản của Ban Quản trị tại tổ chức tín dụng hợp pháp. Trường hợp cư dân nộp bằng tiền mặt, Đơn vị quản lý vận hành phải cấp biên lai thu tiền hợp lệ và nộp toàn bộ số tiền mặt vào ngân hàng định kỳ tối thiểu 1-2 lần mỗi tuần. Mỗi khoản thu phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ và được ghi chép, hạch toán riêng theo từng căn hộ, bảo đảm minh bạch, dễ đối chiếu và phục vụ công tác kiểm tra, kiểm toán.
3. Kinh phí quản lý vận hành được thu theo kỳ hàng tháng, chậm nhất trong vòng 10 ngày đầu của tháng kế tiếp. Trường hợp chủ sở hữu hoặc người sử dụng chậm nộp quá 30 ngày kể từ thời điểm quy định, Ban Quản trị hoặc Đơn vị quản lý vận hành có quyền áp dụng mức phạt chậm nộp nếu được quy định trong Hợp đồng quản lý vận hành.
4. Đơn vị quản lý vận hành phải mở sổ theo dõi chi tiết các khoản thu kinh phí quản lý vận hành theo từng căn hộ, từng tháng và báo cáo định kỳ cho Ban Quản trị. Toàn bộ số tiền thu được phải được quản lý tách biệt với các nguồn quỹ khác. Ban Quản trị có quyền kiểm tra, giám sát việc thu và quản lý kinh phí tại bất kỳ thời điểm nào, đồng thời yêu cầu Đơn vị quản lý vận hành cung cấp đầy đủ chứng từ, sao kê ngân hàng và sổ thu - chi khi cần thiết.
5. Đơn vị quản lý vận hành phải công khai hàng tháng danh sách các hộ đã nộp và còn nợ kinh phí quản lý vận hành tại bảng thông báo chung hoặc hệ thống điện tử của chung cư (nếu có). Báo cáo tổng hợp thu - chi phải được gửi Ban Quản trị định kỳ hàng quý và công khai toàn bộ tại Hội nghị Nhà chung cư thường niên.
Điều 16. Quy định về chi Kinh phí quản lý vận hành
Kinh phí quản lý vận hành được sử dụng cho các khoản chi hợp pháp, hợp lý và cần thiết sau:
a. Thù lao của Đơn vị quản lý vận hành bao gồm: tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm, phúc lợi xã hội của nhân viên Ban Quản lý và chi phí quản lý vận hành (bao gồm cả lợi nhuận)
b. Chi phí điện, nước, vật tư tiêu hao, công cụ dụng cụ, thiết bị phục vụ công tác quản lý, vận hành, bảo vệ, vệ sinh và chăm sóc cảnh quan chung.
c. Chi phí điều khiển, vận hành các hệ thống kỹ thuật chung: thang máy, máy phát điện, máy bơm nước, hệ thống chiếu sáng, phòng cháy chữa cháy, camera, intercom và thiết bị kỹ thuật khác thuộc sở hữu chung.
d. Chi phí thuê dịch vụ bên ngoài phục vụ công tác quản lý vận hành: dịch vụ bảo vệ, vệ sinh môi trường, thu gom rác thải, vệ sinh và cứu hộ hồ bơi, vệ sinh kính mặt ngoài, chăm sóc cây xanh, diệt côn trùng, súc rửa bể nước, kiểm định chất lượng nước, thông cống rãnh, xử lý mùi hôi...
e. Chi phí hành chính: văn phòng phẩm, điện thoại, thư tín, internet, phần mềm quản lý, in ấn, phí ngân hàng và các khoản chi hợp pháp khác phục vụ công tác quản lý.
f. Chi phí tổ chức Hội nghị Nhà chung cư, họp Ban Quản trị, tuyên truyền, phổ biến quy định về vận hành, an toàn, PCCC, văn hóa cư dân.
g. Chi phí kiểm toán, tư vấn, pháp lý và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến hoạt động quản lý vận hành, được Ban Quản trị phê duyệt.
h. Các khoản chi hợp lý khác có liên quan trực tiếp đến hoạt động quản lý vận hành, do Đơn vị quản lý vận hành đề xuất và được Ban Quản trị chấp thuận trước khi thực hiện.
Chương IV. KINH PHÍ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QUẢN TRỊ
Điều 17. Mục đích và nguyên tắc sử dụng Kinh phí hoạt động của Ban Quản trị
1. Mục đích sử dụng
a. Kinh phí hoạt động của Ban Quản trị được hình thành từ khoản đóng góp của cư dân và các nguồn thu hợp pháp khác.
b. Kinh phí hoạt động của Ban Quản trị được sử dụng cho các nội dung sau:
- Chi thù lao, phụ cấp và chi phí hành chính cho các thành viên Ban Quản trị theo mức được Hội nghị Nhà chung cư thông qua;
- Chi tổ chức các cuộc họp của Ban Quản trị, Hội nghị Nhà chung cư thường niên hoặc bất thường;
- Chi văn phòng phẩm, in ấn, liên lạc, công nghệ thông tin, phần mềm, vật tư tiêu hao phục vụ hoạt động của Ban Quản trị;
- Chi thuê chuyên gia, đơn vị tư vấn, pháp lý, kế toán, kiểm toán, giám định phục vụ công tác kiểm tra, giám sát và lập báo cáo tài chính của Ban Quản trị. Các chi phí này chỉ được thực hiện khi vượt quá năng lực của Ban Quản trị và vượt quá năng lực hoặc phạm vi trách nhiệm của Đơn vị quản lý vận hành được quy định trong Hợp đồng quản lý vận hành;
- Chi công tác, đi lại, đối ngoại trong phạm vi nhiệm vụ, kế hoạch hoạt động được phê duyệt;
- Chi tuyên truyền, phổ biến nội quy, quy định, tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ, kỹ năng, kiến thức pháp lý cho thành viên Ban Quản trị;
- Các khoản chi hợp pháp khác phục vụ trực tiếp cho hoạt động của Ban Quản trị, được tập thể Ban Quản trị biểu quyết thông qua và phê duyệt theo quy định tại Quy chế này.
2. Nguyên tắc sử dụng
- Kinh phí hoạt động chỉ được sử dụng phục vụ cho hoạt động của Ban Quản trị.
- Ban Quản trị có trách nhiệm xây dựng mức thù lao, phụ cấp và dự toán kinh phí hoạt động để trình Hội nghị Nhà chung cư thông qua theo từng nhiệm kỳ.
- Việc chi tiêu phải đúng mục đích, đúng kế hoạch thu - chi đã được Hội nghị Nhà chung cư thông qua hoặc được Ban Quản trị phê duyệt trong phạm vi thẩm quyền. Nghiêm cấm sử dụng cho mục đích cá nhân, tiếp khách, phúc lợi nội bộ hoặc các khoản chi không liên quan đến nhiệm vụ được giao.
- Mọi khoản chi phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ, được phê duyệt đúng thẩm quyền và ưu tiên thanh toán qua tài khoản ngân hàng
- Ban Quản trị ủy quyền và chỉ đạo đơn vị quản lý vận hành thực hiện việc quản lý, thu và chi kinh phí hoạt động.
- Việc hạch toán, quyết toán và lưu trữ hồ sơ tài chính phải tuân thủ quy định của pháp luật về kế toán, tài chính và kiểm toán.
- Ban Quản trị có trách nhiệm công khai, minh bạch tình hình thu - chi kinh phí hoạt động ít nhất 6 tháng một lần và tại Hội nghị Nhà chung cư thường niên
Điều 18. Quy định về thu - chi Kinh phí hoạt động của Ban Quản trị
1. Ban Quản trị ủy quyền cho Đơn vị quản lý vận hành thực hiện việc thu hộ và quản lý thu - chi Kinh phí hoạt động của Ban Quản trị (thu đồng thời cùng với kinh phí quản lý vận hành và chi phí bảo hiểm cháy nổ đối với phần sở hữu chung của nhà chung cư).
2. Kinh phí hoạt động của Ban Quản trị phải được sử dụng đúng mục đích, đúng nội dung và trong phạm vi dự toán, kế hoạch thu - chi đã được Hội nghị Nhà chung cư thông qua hoặc Ban Quản trị phê duyệt theo thẩm quyền.
3. Trưởng Ban Quản trị hoặc người được ủy quyền ký duyệt các khoản chi phí hoạt động của Ban Quản trị.
4. Mọi khoản chi phải có đầy đủ chứng từ, hóa đơn hợp lệ, được phê duyệt trước khi thực hiện.
5. Các khoản chi phát sinh ngoài kế hoạch chỉ được thực hiện khi thật sự cần thiết, có tờ trình và được Ban Quản trị thống nhất phê duyệt theo nguyên tắc “phê duyệt trước - kiểm tra sau”.
Chương V. XỬ LÝ VI PHẠM VÀ ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 19. Xử lý vi phạm
1. Nguyên tắc chung
a. Ban Quản trị và các bên liên quan phải tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật, bao gồm Luật Nhà ở, Luật Kế toán, Luật Thuế, Luật Đấu thầu và các quy định pháp lý khác liên quan.
b. Mọi quyết định của Ban Quản trị vượt quá thẩm quyền, vi phạm pháp luật hoặc trái với nghị quyết của Hội nghị Nhà chung cư đều không có giá trị pháp lý.
c. Thành viên Ban Quản trị hoặc cá nhân, tổ chức có hành vi thiếu trách nhiệm, vi phạm quy định dẫn đến thiệt hại về tài sản, quyền và lợi ích hợp pháp của tập thể cư dân phải chịu trách nhiệm bồi thường và bị xử lý theo quy định của pháp luật.
d. Việc xử lý vi phạm phải bảo đảm khách quan, minh bạch, đúng quy định pháp luật, phù hợp với nội quy và nghị quyết của Hội nghị Nhà chung cư.
2. Các hành vi vi phạm
Các hành vi sau được coi là vi phạm quy định về quản lý tài chính của nhà chung cư, bao gồm nhưng không giới hạn ở:
a. Thu, chi không đúng mục đích, sai quy trình, vượt thẩm quyền hoặc không có chứng từ hợp lệ;
b. Chậm nộp, không nộp hoặc tự ý giữ lại các khoản kinh phí thuộc Quỹ bảo trì, Quỹ quản lý vận hành hoặc Kinh phí hoạt động của Ban Quản trị;
c. Sử dụng kinh phí cho mục đích cá nhân, chi tiêu nội bộ, tiếp khách, quà biếu hoặc các hoạt động không phục vụ lợi ích chung của cư dân;
d. Không thực hiện công khai, báo cáo, kiểm tra, kiểm toán theo quy định hoặc cố tình che giấu, làm sai lệch số liệu tài chính;
e. Không lưu trữ hồ sơ, chứng từ kế toán theo quy định hoặc làm thất lạc, hư hỏng chứng từ tài chính;
f. Lợi dụng chức vụ, quyền hạn để chiếm đoạt, trục lợi hoặc gây thất thoát tài sản, kinh phí của nhà chung cư;
g. Cản trở, không hợp tác trong việc kiểm tra, giám sát, kiểm toán tài chính theo yêu cầu của Ban Quản trị, cư dân hoặc cơ quan có thẩm quyền.
3. Hình thức xử lý
a. Nhắc nhở, phê bình hoặc cảnh cáo bằng văn bản đối với các vi phạm hành chính, kỹ thuật hoặc chưa gây thiệt hại tài chính;
b. Buộc bồi hoàn thiệt hại cho nhà chung cư hoặc Ban Quản trị đối với hành vi gây thất thoát, sai phạm trong thu - chi, hạch toán hoặc quản lý tài chính;
c. Tạm đình chỉ, miễn nhiệm hoặc chấm dứt hợp đồng đối với thành viên Ban Quản trị hoặc nhân sự của Đơn vị quản lý vận hành có hành vi vi phạm nghiêm trọng, ảnh hưởng đến uy tín hoặc hoạt động tài chính của chung cư;
d. Chuyển hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền để xem xét, xử lý theo quy định pháp luật đối với các hành vi có dấu hiệu vi phạm dân sự, hành chính hoặc hình sự.
4. Trách nhiệm thực hiện
a. Ban Quản trị có trách nhiệm kiểm tra, xác minh, lập biên bản và tổ chức xử lý các hành vi vi phạm theo thẩm quyền;
b. Đơn vị quản lý vận hành, kế toán, thủ quỹ, cư dân và các bên liên quan có nghĩa vụ phối hợp cung cấp hồ sơ, chứng từ, giải trình khi có yêu cầu kiểm tra, kiểm toán;
c. Kết quả xử lý vi phạm phải được công khai minh bạch cho cư dân thông qua bảng tin, ứng dụng quản lý hoặc tại Hội nghị Nhà chung cư gần nhất.
Điều 20. Điều khoản thi hành
1. Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày được Hội nghị Nhà chung cư biểu quyết thông qua. Quy chế được ban hành bằng văn bản, được công khai niêm yết để toàn thể chủ sở hữu và người sử dụng biết.
2. Quy chế áp dụng thống nhất cho toàn bộ hoạt động tài chính của Ban Quản trị, thay thế mọi quy định trước đây trái với nội dung quy chế.
3. Các nội dung chưa được quy định trong Quy chế này sẽ áp dụng theo quy định pháp luật hiện hành. Trường hợp có sự mâu thuẫn giữa Quy chế và quy định pháp luật, quy định pháp luật được ưu tiên áp dụng.
4. Trách nhiệm tổ chức thực hiện:
- Ban Quản trị có trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn và giám sát việc thực hiện Quy chế.
- Đơn vị quản lý vận hành thực hiện đúng quy định về thu – chi, hạch toán, báo cáo và phối hợp kiểm tra, kiểm toán khi được yêu cầu.
- Kế toán, thủ quỹ và các cá nhân liên quan chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của số liệu tài chính.
- Cư dân và chủ sở hữu có quyền giám sát, yêu cầu cung cấp thông tin, góp ý để Ban Quản trị tổng hợp và báo cáo Hội nghị Nhà chung cư xem xét, điều chỉnh.
5. Ban Quản trị rà soát Quy chế định kỳ ít nhất mỗi năm hoặc khi có thay đổi về pháp luật, tổ chức, thực tiễn quản lý. Mọi sửa đổi phải được dự thảo, lấy ý kiến cư dân và trình Hội nghị biểu quyết trước khi áp dụng.
6. Các khoản thu - chi, số dư và nghĩa vụ kế toán phát sinh trước thời điểm Quy chế có hiệu lực tiếp tục thực hiện theo quy định cũ đến khi hoàn tất kỳ báo cáo tài chính gần nhất.
7. Quy chế này gồm 5 chương, 20 điều, được lập thành 06 bản có giá trị pháp lý như nhau: 01 bản lưu tại nhà chung cư, 01 bản cho mỗi thành viên Ban Quản trị.
8. Việc sao chép hoặc trích lục Quy chế phải ghi nguồn và thông báo cho Ban Quản trị.
BAN QUẢN TRỊ CHUNG CƯ GREEN VALLEY
Nhiệm kỳ 2025 – 2028